En tant qu’Assistante de direction au sein de la Direction Financière et de la Business Unit Internationale de RATP Dev, vous assurez un soutien administratif, organisationnel et opérationnel auprès du Directeur Financier et de son équipe. Vous assurez également un support dédié au Coordinateur administratif de la BU Internationale et au Responsable voyage

Vous jouez un rôle clé dans la fluidité de l’activité, la gestion des déplacements, l’organisation des événements et la coordination administrative avec l’ensemble des parties prenantes internes et externes.

o    Assistanat de direction - Direction Financière

-        Gestion proactive de l’agenda du directeur (réunions internes/externes, comités, déplacements)

-        Organisation logistique des réunions, comités, séminaires et voyages (salles, invitations, ordres du jour, compte-rendus)

-        Interface directe avec les directions métiers, les filiales internationales, les partenaires externes

-        Coordination fluide avec les assistantes du siège, de la DAF Groupe RATP et de la communauté financière mondiale

o    Support administratif & coordination - Direction Financière

-        Suivi des documents budgétaires, de reporting et de tableaux de bord (en lien avec les contrôleurs de gestion)

-        Mise en forme soignée de présentations PowerPoint, documents Excel, notes internes

-        Suivi administratif des contrats, devis et bons de commande (interface avec les Achats et la DAF)

-        Participation à l’amélioration continue des processus internes (Lean office, gestion des achats, organisation des déplacements...)

-        Contribution à des projets transverses au sein des directions concernées

o    Travel & Event Management (BU Internationale & Direction Financière)

-        Préparation et suivi des déplacements professionnels des deux directions (voyages simples, complexes ou groupés)

-        Coordination logistique avec les filiales et suivi des calendriers de voyages

-        Consolidation des dossiers voyages (documents, visas, assurances, consignes sécurité)

-        Participation à la mise en place des dispositifs santé/sécurité des voyageurs (ISOS, Ariane, HDI…)

-        Suivi et bonne application des accords de voyage (tarifs négociés, prestations contractuelles)

-        Organisation et gestion logistique des événements (salons, séminaires internationaux, MICE…)

-        Coordination avec les prestataires (interprètes, transferts, Meet & Greet, salles, badges, etc.)

-        Déploiement de la communication interne sur les partenaires (Kactus, ISOS, Planète Visa, etc.)

o    Suivi des achats & engagement budgétaire

-        Suivi du processus Purchase-to-Pay (P2P – Yooz) : création des bons de commande, réception comptable, suivi des paiements

-        Contrôle et mise à jour des mandats budgétaires et centres de coûts (appels d’offre, développement, structure...)

-        Gestion des notes de frais des directions concernées

-        Suivi des contrats fournisseurs en lien avec les services achats

-        Appui à l’analyse des dépenses et à la négociation des conditions tarifaires avec les fournisseurs

-       Très bonne maîtrise du Pack Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)

-       Capacité à planifier, organiser, prioriser les tâches et gérer plusieurs demandes simultanées

-       Aisance rédactionnelle, orthographe irréprochable

-       Discrétion, rigueur, sens de la confidentialité

-       Sens du service, autonomie, réactivité, dynamisme

-       Maîtrise professionnelle de l’anglais, écrit et oral (contacts réguliers avec les filiales internationales)

-       Poste basé à Paris 12 (Gare de Lyon/Daumesnil)

-       2 jours de télétravail